Casos de exito-Abogados

El despacho de abogados García-Guzmán es un pequeño negocio de abogados compuesto por el Sr. García-Guzmán y su secretaria. Lleva desempeñando su labor en Santander desde hace ya varios años. En su día a día, este despacho está continuamente en contacto con los procuradores para recibir notificaciones de juzgados y actualizaciones de los estados procesales de sus clientes.

Esta actividad genera un gran volumen de documentos que se reciben en diferentes formatos, ya que muchos de los expedientes se gestionan en papel y se guardan en carpetas físicas que están clasificadas con los nombres de los clientes. Algunos otros, aunque menos, se gestionan en formato electrónico. En estos casos se recibe el documento asociado al cliente en un correo electrónico que luego se archiva en las carpetas del ordenador.
Uno de los desafíos con los que se encuentran más a menudo es la falta de tiempo para llevar a cabo estas tareas administrativas, especialmente cuando tienen que emplear mucho tiempo en recuperar la información de un mismo cliente que se encuentra en diferentes formatos (correos electrónicos y documentos en papel).

Para mejorar la eficiencia de escaneo de su multifuncional, este despacho de abogados ha tomado la decisión de renovar el equipo y han aprovechado para reorganizar la manera en que trabaja con los documentos gracias al nuevo multifuncional inteligente de KYOCERA Smart Office Centre, el centro de productividad de última generación que les permite escanear documentos y archivarlos en el software instalado en un PC.

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Ahora gracias a Smart Office Centre pueden archivar todos los documentos que reciben por email en su ordenador, junto con los documentos que les llegan en papel, que digitalizan con Smart Office Centre. De esta forma toda la información queda almacenada en un único lugar. Otra de las ventajas de esta nueva forma de trabajar es que ahora pueden hacer búsquedas por palabras dentro del contenido de los documentos. Pongamos un ejemplo: cuando necesitan encontrar todos los documentos relacionados con un cliente pueden hacer una búsqueda por su nombre, por su apellido, por su DNI, etc. De esta forma filtran entre todos los archivos que contienen esa búsqueda y consiguen una lista con toda la información disponible en todos los formatos. Tras las mejoras experimentadas mediante el uso de Smart Office Centre con los expedientes han decidido que van a aplicar este proceso a todos los documentos de su despacho e incluso se plantean digitalizar también los expedientes antiguos.

Con Smart Office Centre, el despacho de abogados García-Guzmán ha ganado tiempo en su gestión diaria para dedicarse a otras tareas más relacionadas con la atención que presta a sus clientes. Según sus propias palabras, “el trabajo diario con los documentos es mucho más eficiente”, o lo que es lo mismo: trabajan en una oficina SMART.

CEO en Nethive Soluciones Informáticas, apasionado de los sistemas y un soñador con la idea de la relación honrada entre cliente y proveedor.

 

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